CRM energético: qué es, qué debe tener y cómo elegirlo

En una asesoría energética la venta no termina cuando el cliente dice que sí. Hay que pedir las facturas, sacar el consumo, preparar el estudio, tramitar el cambio con la comercializadora, esperar a que el contrato se active y acordarse de la renovación doce meses después. Si todo eso vive en una hoja de cálculo, en el correo de cada comercial y en la memoria del gerente, algo se acaba escapando.

Un CRM energético sirve para que ese recorrido quede escrito en un solo sitio. En este artículo verás qué es, en qué se diferencia de un CRM genérico, qué funciones debería tener si trabajas en el sector de la energía y qué preguntas hacer antes de elegir uno.

Qué es un CRM energético

CRM son las siglas de Customer Relationship Management, gestión de la relación con el cliente. Un CRM energético es un CRM pensado para empresas que venden o intermedian suministros de luz y gas: asesorías energéticas, consultorías, asesores independientes y redes comerciales que trabajan con varias comercializadoras.

La diferencia está en lo que registra. Un CRM genérico guarda contactos, empresas y oportunidades. Uno energético, además, entiende que un cliente puede tener varios puntos de suministro (CUPS), que cada punto tiene su tarifa de acceso, sus potencias contratadas y su fecha de fin de contrato, y que cada operación cerrada genera una comisión de la comercializadora que hay que controlar.

Por qué un CRM genérico se queda corto en el sector energético

Un CRM generalista se puede adaptar a casi todo con campos personalizados. El problema aparece con el tiempo:

• El cliente no es una sola venta. Una pyme con tres naves y una oficina son cuatro CUPS, con fechas de renovación distintas. En un CRM genérico acabas creando cuatro oportunidades sueltas o un campo de texto con todos los CUPS mezclados.

• La oferta depende de un estudio. Antes de proponer nada hay que comparar tarifas fijas e indexadas con el consumo real del cliente. Si el comparador está fuera del CRM, el estudio se queda en una carpeta y el comercial no sabe qué se ofreció.

• El contrato tiene vida propia. Entre la firma y la activación hay una tramitación con la comercializadora que puede atascarse. Un CRM genérico no tiene un estado para «pendiente de activación».

• La renovación es la segunda venta. Si nadie avisa de que un contrato vence, el cliente renueva solo o se lo lleva otro. Esa fecha tiene que estar en la ficha, no en una agenda personal.

• Las comisiones importan. Cada contrato genera un ingreso que paga la comercializadora a la asesoría, y a veces una parte va al comercial. Si no se registra por contrato, cuadrar las cuentas a final de mes lleva horas.

Nada de esto es imposible con un CRM genérico, pero exige mucha configuración y alguien que la mantenga. Por eso muchas empresas energéticas vuelven a Excel al cabo de unos meses. Si estás en ese punto, en Excel vs. SaaS especializado: ¿cuándo es momento de cambiar? repasamos las señales.

Qué necesitas registrar	CRM genérico	CRM energético
Contactos y empresas	Sí	Sí
Varios CUPS por cliente, con tarifa y potencias	Con campos a medida	Previsto de serie
Estudio comparativo de tarifas ligado a la oportunidad	Fuera del CRM	En la misma ficha
Estado del contrato frente a la comercializadora	Con estados a medida	Seguimiento hasta la activación
Fecha de renovación por contrato	Campo manual	En la ficha del contrato
Comisión de la comercializadora por contrato	Hoja aparte	Calculada por contrato

Qué debe tener un CRM para empresas energéticas

Si vas a elegir un CRM para una asesoría o una empresa del sector energético, estas son las funciones que marcan la diferencia en el día a día.

Una base de datos única de clientes y potenciales clientes

Todos los comerciales, internos y externos, trabajan sobre la misma base. Cada contacto tiene un responsable, un historial y un estado. Así se evitan dos llamadas al mismo cliente desde dos comerciales distintos.

Un embudo de ventas adaptado a la energía

Un embudo típico de asesoría pasa por contacto, recogida de facturas, estudio, propuesta, firma, tramitación y activación. Poder definir tus propios estados y etiquetas es más útil que un embudo cerrado. En El pipeline de ventas energético: de lead a contrato firmado tienes un ejemplo de etapas.

Seguimiento y alertas

El CRM debe recordar al comercial cuándo volver a llamar. Sin alertas de seguimiento, las oportunidades se enfrían en silencio.

Campañas de telemarketing

Muchas asesorías captan por teléfono. Poder cargar una lista, repartirla entre el equipo y tipificar el resultado de cada llamada ahorra mucho trabajo de hojas de cálculo.

Conexión con el comparador de tarifas y con los contratos

Aquí está la mayor diferencia con un CRM generalista. Cuando el potencial cliente acepta, su ficha debería convertirse en ficha de cliente con el estudio, la tarifa elegida y el contrato ya dentro, sin volver a teclear datos.

Historial de cada cliente

Llamadas, correos, tareas, incidencias y documentos asociados a la misma ficha. Cuando un comercial se va, el cliente no se va con él.

Control de comisiones

Saber qué comisión deja cada contrato, cuáles se han cobrado y, si tienes red comercial, cuánto corresponde a cada comercial. Si este punto te preocupa, en Gestión de comisiones y redes comerciales lo tratamos a fondo.

Seguridad y protección de datos

Vas a guardar datos personales, CUPS, consumos y a veces cuentas bancarias. El proveedor debe explicarte dónde se alojan los datos y cómo cumple el RGPD. Tienes más detalle en Ciberseguridad y RGPD en asesorías energéticas.

CRM para asesores energéticos: cómo encaja en el trabajo diario

Un asesor energético que trabaja solo o con un equipo pequeño no necesita lo mismo que una consultoría con veinte comerciales. Algunas pautas:

• Asesor independiente o equipo de 1 a 5 personas. Lo prioritario es tener clientes, estudios y contratos juntos, y no perder renovaciones. Un embudo sencillo y alertas bastan para empezar.

• Consultoría con red comercial. Aquí pesan el trabajo colaborativo, el reparto de la base de datos, las campañas y el cálculo de comisiones por comercial.

• Empresa con muchos puntos de suministro por cliente. Importa que la ficha agrupe todos los CUPS y que puedas ver de un vistazo qué contratos vencen en los próximos meses. Lo vemos en Gestión de grandes cuentas y multipunto.

Cómo elegir un CRM energético: siete preguntas antes de firmar

1. ¿Está pensado para energía o es genérico con plantillas? Pide que te enseñen una ficha de cliente con varios CUPS.

2. ¿Compara tarifas o tengo que usar otra herramienta? Si el estudio se hace fuera, pregunta cómo se enlaza con la oportunidad.

3. ¿Qué pasa después de la firma? Comprueba si puedes seguir el contrato hasta su activación y si la fecha de renovación queda guardada.

4. ¿Cómo se controlan las comisiones? Tanto las que paga la comercializadora como, si aplica, las del equipo comercial.

5. ¿Quién migra mis datos? Si partes de Excel, pregunta si el proveedor carga tu información o te toca a ti. En Cómo migrar tus datos de clientes sin perder información tienes una lista de comprobación.

6. ¿Puedo contratar solo lo que necesito? Un asesor independiente no debería pagar por funciones de una red de cincuenta comerciales.

7. ¿Dónde están mis datos y quién puede verlos? Pide que te lo expliquen por escrito.

Una demo con tus propios casos vale más que cualquier ficha comercial. Lleva a la reunión un cliente real (sin datos personales) con varios suministros y pide que lo den de alta delante de ti.

Cómo lo resuelve Kiwatio

Kiwatio es una plataforma modular para asesorías y consultorías energéticas. El CRM energético es uno de sus módulos y trabaja junto a los demás:

• CRM energético: base de datos única para comerciales internos y externos, asignación de contactos, objetivos, alertas de seguimiento, históricos, campañas de telemarketing y estados y etiquetas personalizables. Lo explicamos en detalle en Módulo a módulo: CRM energético de Kiwatio.

• Comparador de tarifas: estudios con tarifas fijas e indexadas y cálculo de las potencias óptimas de cada punto de suministro. Más en el módulo Comparador de tarifas.

• Gestor de contratos: convierte la ficha de potencial cliente en ficha de cliente, sigue la gestión del contrato frente a la comercializadora hasta su activación, guarda las fechas de renovación y calcula y controla las comisiones que la comercializadora paga a la asesoría. Más en el módulo Gestor de contratos.

• Gestor de comisiones al equipo comercial: si tienes red de ventas, reparte y liquida comisiones entre comerciales con distintas jerarquías.

• Control de gestión: un cuadro de mando de la asesoría con más de 50 indicadores. Más en el módulo Control de gestión.

Puedes ver todos los módulos en la página de la plataforma. Si prefieres verlo con tus datos, pide una demo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un CRM energético?

Es un programa de gestión de clientes pensado para empresas que venden o intermedian luz y gas. Además de contactos y oportunidades, registra puntos de suministro, estudios de tarifas, contratos, fechas de renovación y comisiones.

¿Sirve un CRM genérico para una asesoría energética?

Puede servir si dedicas tiempo a configurarlo y a mantenerlo. Lo que suele faltar es la relación entre cliente, CUPS, estudio, contrato y renovación, y el control de comisiones por contrato.

¿Qué diferencia hay entre un CRM energético y un comparador de tarifas?

El comparador calcula qué tarifa conviene a un cliente según su consumo. El CRM organiza la relación comercial: quién lo lleva, en qué fase está, qué se le ofreció y cuándo hay que volver a llamarle. Lo útil es que estén conectados.

¿Un asesor energético independiente necesita un CRM?

Si llevas pocos clientes, una hoja de cálculo ordenada puede bastar al principio. Cuando empiezas a perder renovaciones o a no recordar qué ofreciste a quién, un CRM te ahorra ese trabajo de memoria.

¿Cuánto se tarda en empezar a usar un CRM energético?

Depende del tamaño de la asesoría y del volumen de datos que haya que cargar. En Kiwatio el equipo se encarga de la implantación y deja la plataforma lista con la información de tu asesoría, y te da los plazos antes de contratar.

¿Puedo contratar solo el CRM?

En Kiwatio muchas funcionalidades se pueden contratar por separado y ampliar más adelante. En la demo te indicamos qué módulos encajan con tu forma de trabajar.